Straty w gospodarstwach rolnych spowodowane przez suszę, grad, deszcz nawalny, ujemne skutki przezimowania, przymrozki wiosenne, powódź, huragan, piorun, obsunięcie się ziemi lub lawinę powinny być zgłaszane przez właścicieli gospodarstw rolnych lub działów specjalnych produkcji niezwłocznie po wystąpieniu tych zjawisk lub stwierdzeniu ich skutków.

Straty należy zgłosić do Urzędu Miejskiego w Modliborzycach.
Zgłoszenia dokonuje się na formularzach oświadczeń opracowanych każdego roku przez Wydział Środowiska i Rolnictwa LUW.

Komisje w urzędach gmin dokonują:

a) oszacowania szkód w terminie do dwóch miesięcy od zgłoszenia, czyli złożenia oświadczeń o stratach, nie później jednak niż:

• do czasu zbioru plonu głównego danej uprawy albo jej likwidacji i nie wcześniej niż od wschodów upraw, albo
• w terminie do trzech miesięcy od wystąpienia gradu, deszczu nawalanego, huraganu, pioruna, obsunięcia się ziemi lub lawiny – w przypadku szkód w środku trwałym, albo
• w terminie do 12 miesięcy od ustąpienia wody umożliwiającego komisji rozpoczęcie szacowania – w przypadku szkód spowodowanych przez powódź w budynkach;

b) dwukrotnie oszacowania szkód spowodowanych przez ujemne skutki przezimowania, przymrozki wiosenne, powódź lub grad w drzewach owocowych:

• po raz pierwszy – w terminie do 2 miesięcy od dnia powstania tych szkód,
• po raz drugi – nie później niż w terminie do 12 miesięcy od dnia powstania tych szkód.

Wszystkie dane dotyczące upraw powinny być zgodne z wnioskiem o dopłaty składanym do ARiMR, który należy udostępnić do wglądu komisji.

          W przypadku gospodarstwa rolnego położonego na obszarze co najmniej dwóch gmin, w których wystąpiły szkody, formularze składa się do każdej gminy oddzielnie, wpisując do nich tylko uprawy znajdujące się na terenie danej gminy. Po sporządzeniu protokołów cząstkowych są one przekazywane przez rolnika do gminy, na terenie której znajduje się siedziba gospodarstwa (tzn. miejsce zamieszkania rolnika). Komisja w tej gminie sporządza protokół zbiorczy, wpisując do niego wszystkie uprawy z protokołów cząstkowych oraz uprawy położone na swoim terenie oraz produkcję zwierzęcą na podstawie oświadczenia rolnika. Oświadczenie o produkcji zwierzęcej rolnik wypełnia w gminie, w której gospodarstwo ma swoją siedzibę.
         Jeżeli w miejscu zamieszkania rolnik nie posiada żadnych upraw, formularz oświadczenia o stratach składa do gminy właściwej ze względu na miejsce położenia upraw. W przypadku gdy uprawy te są położone w kilku gminach, formularze składa do każdej z nich. Sporządzone przez komisje protokoły cząstkowe, rolnik przekazuje do gminy właściwej ze względu na miejsce położenia największej części upraw, w celu sporządzenia protokołu zbiorczego.
         W przypadku gdy gospodarstwo rolne posiada grunty rolne poza województwem lubelskim i na gruntach tych powstały szkody, rolnik kontaktuje się z gminami na terenie tych województw. Składa do nich odpowiednie dokumenty opracowane przez właściwe urzędy wojewódzkie lub inne instytucje, w zależności od procedury. Po sporządzeniu protokołów cząstkowych, producent rolny przekazuje je komisji właściwej ze względu na położenie największej części gospodarstwa, w celu sporządzenia protokołu zbiorczego.